Politique de confidentialité

1. L'application et ses interlocuteurs

Cette politique concerne l'application Android ASTER, package nc.aster.mobile, et son utilisation avec le portail de votre cabinet. Elle couvre la connexion, le dépôt et la consultation de pièces, les rappels, les diagnostics et les signalements. Elle complète les informations de votre cabinet sur le traitement de votre dossier comptable. La politique du site de présentation et de son formulaire de démonstration couvre un usage distinct.

ASTER est édité et exploité techniquement par STRATOS, société à responsabilité limitée au capital de 100 000 XPF, RCS Nouméa 1 445 188, RIDET 1 445 188.001, dont le siège est situé 12 route de l'Anse Vata, 98800 Nouméa, Nouvelle-Calédonie.

Votre entreprise et votre cabinet déterminent les besoins du dossier et les utilisations comptables des pièces dans le cadre de leur relation professionnelle. Le cabinet organise les accès à son portail et la conservation applicable au dossier. STRATOS fournit l'application, son exploitation technique et l'assistance. Les interventions sur les documents du dossier sont réalisées avec le cabinet et selon les engagements contractuels applicables.

Pour toute question sur les données ou demande d'exercice de vos droits : assistance@aster.nc. Vous pouvez aussi écrire à STRATOS à l'adresse du siège ci-dessus. Votre cabinet reste votre interlocuteur pour les décisions concernant les pièces comptables.

2. Les données utilisées

Connexion et appairage. L'application utilise l'adresse du portail, le code d'appairage et le fabricant/modèle du téléphone pour identifier l'appareil connecté. Elle reçoit un jeton d'accès et les informations nécessaires aux droits de votre compte : identifiant, dossiers autorisés, nom du dossier et permissions. Le compte est créé et géré sur le portail ; l'application ne propose pas d'inscription.

Documents. L'application utilise les photos que vous prenez pour constituer une pièce et les fichiers que vous lui confiez, notamment par « Partager vers ASTER ». Elle transmet leur contenu, leur nom et les informations nécessaires au classement et au suivi. Ces documents peuvent contenir des données personnelles et financières : noms, coordonnées, références de factures, opérations, montants ou coordonnées bancaires.

Consultation. L'application reçoit les statuts et informations des pièces auxquelles votre compte donne accès, les demandes de justificatifs et, lorsque vous les ouvrez, les aperçus de documents. Une facture peut être accompagnée de données identifiées, comme le fournisseur ou client, la référence, la date, le montant et la devise.

Signalements volontaires. Depuis les Réglages ou un document accessible, vous pouvez signaler un contenu ou un utilisateur de votre dossier. Vous choisissez un motif et saisissez une explication ; une référence textuelle et, pour certaines pièces, leur identifiant peuvent être inclus. Un récapitulatif présente les données avant votre confirmation d'envoi. Le portail les rattache à votre compte et au dossier autorisé, enregistre la date et attribue une référence de réception. Limitez votre description aux faits nécessaires et gardez vos mots de passe et codes de connexion confidentiels.

Le cabinet examine le signalement et consigne son état ainsi que la dernière motivation de sa décision. Le signalement est facultatif et l'application reste utilisable sans l'envoyer. Cette fonction ne joint automatiquement aucun document ou diagnostic et ne déclenche aucune suppression ni sanction automatique. La référence d'une personne est un texte saisi par vous ; elle ne donne pas accès à un annuaire d'autres utilisateurs.

Sécurité. Le portail reçoit aussi les informations techniques nécessaires aux connexions, notamment l'adresse IP. Les actions de connexion, dépôt et accès peuvent être journalisées pour assurer leur traçabilité et protéger le service.

Ces traitements permettent la mise à disposition du service de votre cabinet, l'authentification, le dépôt et la consultation des documents, le suivi et la réponse aux demandes. La conservation comptable et certaines traces de sécurité répondent également aux obligations applicables au dossier. Les mesures techniques servent à maintenir la sécurité et la fiabilité du service. Un accusé de réception ne constitue pas une validation ou une comptabilisation de la pièce.

3. Les diagnostics ASTER facultatifs

Les diagnostics ASTER servent à identifier les incidents et améliorer la fiabilité. Ils comprennent des codes d'événement ou d'incident, les versions de l'application et d'Android, l'heure, la durée d'une opération, son résultat technique et des compteurs d'envoi. Chaque événement possède son propre identifiant.

Le contenu d'un événement ne comprend ni pièce, ni nom de fichier, ni mot de passe, ni jeton d'accès, ni texte libre d'une exception. Les événements sont reçus par le portail via votre connexion authentifiée ; le journal privé du portail les rattache donc à votre compte et, le cas échéant, au dossier. L'équipe technique dispose d'une projection limitée aux événements techniques et agrégats, qui retire les identifiants de compte, dossier et événement.

L'option est activée par défaut. Dans Réglages, vous pouvez désactiver « Diagnostics techniques » et continuer à déposer vos pièces. La désactivation arrête les diagnostics ASTER et demande la purge du journal local. Elle ne supprime pas immédiatement les événements déjà reçus sur le portail.

La fonction d'assistance prépare également un rapport technique que vous pouvez lire avant de le copier ou de le partager. Le destinataire est choisi par vous dans Android ; personne n'est contacté automatiquement.

4. Le scanner QR Google ML Kit

Le QR d'appairage est lu avec Google ML Kit. L'image et le résultat du décodage sont traités sur le téléphone ; selon Google, ils ne sont pas envoyés à ses serveurs. ASTER transmet ensuite le code d'appairage au portail que vous avez choisi pour établir votre connexion.

ML Kit envoie toutefois à Google des métriques techniques : informations sur l'appareil et l'application, identifiant par installation, performances et événements de fonctionnement. Google les utilise pour le diagnostic, la maintenance, l'amélioration de ses API et la prévention des abus. Google indique que ces transmissions utilisent HTTPS.

Ces métriques sont distinctes des diagnostics ASTER. L'interrupteur d'ASTER ne les désactive pas ; l'application ne propose pas d'interrupteur spécifique pour la collecte ML Kit. Informations complémentaires : https://developers.google.com/ml-kit/android-data-disclosure et https://policies.google.com/privacy.

5. Hébergement et destinataires

Les portails, bases de données, pièces et sauvegardes d'exploitation d'ASTER sont hébergés dans les datacenters STRATOS, en Nouvelle-Calédonie. Le parc de datacenters STRATOS est situé à Nouméa et Mont-Dore.

Vos pièces sont accessibles aux personnes autorisées sur le dossier, selon les droits organisés par le cabinet. STRATOS assure l'exploitation et l'assistance dans le cadre des interventions nécessaires au service. Les diagnostics sont destinés à l'assistance technique.

Les signalements sont reçus par votre portail et consultables par les administrateurs du cabinet autorisés sur le dossier. Ils servent à examiner les faits signalés et les mesures humaines nécessaires. Une intervention de l'assistance STRATOS suit les habilitations applicables. Le circuit de signalement intégré n'envoie automatiquement son texte ni par email ni à un fournisseur d'intelligence artificielle.

La lecture automatique des pièces côté portail fait intervenir Mistral AI lorsqu'elle est utilisée pour votre dossier. Les pièces et les informations nécessaires à cette lecture lui sont transmises pour extraire les données utiles à la préparation comptable. Ce traitement est distinct du scanner QR local et de l'hébergement des portails chez STRATOS. La localisation de l'hébergement principal ne signifie donc pas que tous les traitements sont réalisés en Nouvelle-Calédonie.

Les emails transactionnels du portail utilisent SendGrid : les données nécessaires à leur acheminement peuvent comprendre l'adresse email, le dossier concerné et le motif du message ; les pièces comptables ne sont pas jointes à ces emails. Les métriques ML Kit sont adressées à Google comme expliqué au point 4. Les prestataires externes interviennent selon les circuits décrits dans cette politique.

Si vous partagez volontairement un rapport dans une autre application, il est remis au destinataire de votre choix. Google Play et les pages publiques ouvertes par l'application disposent également de leurs propres informations de confidentialité. ASTER ne comporte pas de publicité et n'utilise pas l'identifiant publicitaire Android.

6. Conservation

Sur le téléphone, les brouillons et les pièces en attente restent disponibles jusqu'à leur envoi, leur suppression par vos soins ou l'effacement des données locales de l'application. Une pièce n'est retirée automatiquement de la file d'envoi qu'après un accusé de réception du portail. Un envoi refusé ou encore en attente peut donc rester sur votre téléphone pour vous permettre d'agir.

Pour afficher les derniers états hors connexion, l'application peut garder en mémoire jusqu'à trente minutes les listes de pièces, de demandes et de dossiers déjà reçues. Une relecture locale ne prolonge pas cette durée. Ces informations restent rattachées à votre connexion et à votre dossier ; un changement de contexte d'accès empêche la réutilisation des anciennes lectures.

Pour repérer les pièces déjà ouvertes, l'application conserve aussi leurs identifiants dans les préférences chiffrées du téléphone, séparés par compte et dossier, dans une limite de 512 repères par dossier. Ces repères restent locaux et ne sont pas transmis au portail. L'application les purge lorsque son contexte d'accès est invalidé ; ils n'ont pas une expiration distincte de trente minutes.

Lors de l'envoi d'un signalement, une copie chiffrée de la demande et de sa clé de reprise est conservée localement pour votre compte et votre dossier jusqu'à confirmation de réception ou oubli explicite de cette reprise. Elle peut subsister après déconnexion pour vous permettre de reprendre la même demande. L'oubli local n'efface pas un signalement déjà reçu ; une nouvelle demande peut créer un doublon. L'application vous présente cet effet avant confirmation.

Les signalements reçus, leur état et la dernière motivation de décision sont conservés pour leur examen, les suites nécessaires et la protection des personnes et du service. Ils ne disposent pas d'une purge automatique à durée fixe. Leur conservation est examinée lors des demandes de droits selon les besoins du traitement et les obligations applicables. L'audit conserve les transitions d'état et leurs acteurs, sans recopier les explications ou motivations. Une remise à zéro administrative expressément confirmée d'un dossier efface ses signalements et décisions ; les traces d'audit restent conservées.

Le journal local des diagnostics ASTER applique une expiration de sept jours et un nombre maximal d'événements. Son entretien retire les événements expirés ; Android peut retarder ces tâches lorsque l'application est arrêtée. Le portail utilise les diagnostics reçus sur une fenêtre de trente jours depuis leur réception et élimine les événements expirés lors de ses opérations de réception et d'entretien.

Les pièces et données comptables reçues sont conservées selon les besoins du dossier et les obligations applicables à la relation avec le cabinet. Le portail permet au cabinet de définir un plancher de conservation des pièces entre six et dix ans. Ce plancher n'est pas une promesse de suppression automatique de toutes les données à son échéance. La purge de fichiers est une opération administrative ; elle conserve les métadonnées comptables et l'audit nécessaires au dossier et à sa traçabilité.

Les sauvegardes d'exploitation conservées dans les datacenters STRATOS ont une rétention de trente jours. La suppression d'une donnée dans le service actif ne signifie pas son retrait immédiat de chaque sauvegarde antérieure. Les copies de sauvegarde expirent selon leur cycle de conservation ; une restauration doit tenir compte des demandes d'effacement déjà traitées.

Les comptes, traces de sécurité et échanges d'assistance sont conservés pour les besoins de la relation, de la sécurité et du traitement des demandes, sous réserve des obligations applicables. Lors d'une demande, nous précisons les données pouvant être effacées et celles devant être conservées, avec leur motif et leur durée ou critère de conservation. Désinstaller l'application ne supprime pas les données déjà reçues par le cabinet.

7. Sécurité et autorisations

ASTER échange avec le portail par HTTPS. Le jeton d'accès, les brouillons et les pièces en attente sont stockés chiffrés sur le téléphone, avec des clés protégées par Android Keystore. L'application configure Android pour exclure ses données des sauvegardes et transferts système.

La caméra sert au QR et à la capture des documents. Les notifications servent au rappel local de dépôt, désactivable dans Réglages et sans service de notification push. L'application ne demande pas d'accès à la localisation, aux contacts, aux SMS ou au microphone. Elle utilise les fichiers que vous lui confiez et les photos prises dans l'application.

La vérification par empreinte, visage ou code du téléphone est réalisée par Android. ASTER reçoit le résultat de cette vérification et ne récupère ni les données biométriques ni le code du téléphone.

8. Vos droits et les demandes d'effacement

Le traitement des données en Nouvelle-Calédonie relève de la loi Informatique et Libertés et des dispositions auxquelles elle renvoie. Selon les conditions prévues par cette réglementation, vous pouvez demander l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données et exercer les autres droits applicables à votre situation. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr.

L'assistance STRATOS reçoit vos demandes à assistance@aster.nc. Indiquez le cabinet, le compte concerné et la nature de votre demande. N'envoyez aucun mot de passe, jeton, code de connexion ou document comptable dans ce premier message.

L'assistance vérifie votre identité avec les informations déjà disponibles, par exemple l'adresse du compte ou une confirmation par le portail ou le cabinet. Une pièce d'identité n'est pas demandée systématiquement. En cas de doute raisonnable, seules des informations complémentaires nécessaires à la vérification vous sont demandées, par un moyen adapté à leur sensibilité.

L'assistance examine ensuite votre demande avec votre cabinet lorsque les données concernent son dossier. Elle précise les données visées, les actions possibles et les obligations de conservation qui empêchent, le cas échéant, leur effacement immédiat. Elle organise les actions d'effacement, de rectification, de limitation ou d'anonymisation applicables et vous informe de leur résultat ou des motifs d'un refus. Les conséquences pour les sauvegardes et les prestataires concernés sont prises en compte. La réponse intervient dans les délais prévus par la réglementation applicable ; toute prolongation légalement permise vous est expliquée.

Ce parcours est une demande traitée par l'assistance et le cabinet. L'application ne propose pas un bouton supprimant instantanément votre compte et toutes les données. « Déconnecter cet appareil » oublie la connexion locale mais conserve les pièces en attente rattachées au compte ; la révocation dans le menu « Appareils mobiles » du portail coupe le jeton d'accès. Ces actions ne constituent pas une suppression complète de compte.

9. Évolution de la politique

La politique publiée est datée et versionnée. Une évolution des données, des prestataires ou des fonctions sera reflétée dans ce texte et dans les informations déclarées sur Google Play.